Wanneer kiezen voor een CRM systeem met maatwerk?

Heb je als organisatie met klanten te maken? Dan wil je jouw relaties natuurlijk efficiënt beheren en bedienen. Een CRM systeem kan de ideale oplossing hiervoor zijn. Maar welk CRM pakket kies je dan?

Iedere CRM softwareoplossing heeft basisfunctionaliteiten. Daarnaast zijn er meestal uitbreidingsmogelijkheden. Zo is het mogelijk om bepaalde werkwijzen te optimaliseren. En om veel van je taken te automatiseren.

Maar er is veel keuze in het CRM landschap. En je selecteert niet zomaar het CRM pakket, dat jouw organisatie het beste ondersteunt. Misschien beantwoordt zelfs geen enkele CRM oplossing aan al je wensen en eisen. Of lijkt dat zo op het eerste gezicht.🤔 Want de meeste CRM software kun je gelukkig wel aanpassen. Daarbovenop kan een CRM implementatie specialist vaak nog maatwerk toevoegen (mogelijkheden, die niet in het CRM systeem zitten).

Wanneer kies je voor een CRM systeem met maatwerk? En waarom hoeft dit niet duurder te zijn dan CRM software met alleen standaard mogelijkheden? Dat leg ik je in dit artikel uit.  

Waarom een CRM systeem met maatwerk niet duurder hoeft te zijn

Heb je specifieke wensen en eisen? Dan is het slim om een CRM systeem met maatwerk te overwegen. Je breidt de standaard mogelijkheden van je CRM software dan uit. Zo stem je jouw CRM portaal helemaal af op jouw specifieke situatie. Dit klinkt kostbaar, maar dat hoeft het niet perse te zijn. 

Ons favoriete CRM-systeem (HubSpot) is bijvoorbeeld modulair opgebouwd. De basis van je CRM systeem is zelfs helemaal gratis. Je kunt het onbeperkt blijven gebruiken, totdat je jouw account weer verwijdert. Als starter kun je jouw relaties zo dus makkelijk professioneel beheren.

Voor groeiende en grote organisaties is HubSpot ook interessant. Je breidt jouw HubSpot portaal namelijk eenvoudig uit met betaalde functies. Je selecteert hierbij natuurlijk alleen de functies, die je echt nodig hebt. Heb je een functie niet meer nodig? Dan skip je die. En heb je juist behoefte aan meer functies? Dan voeg je die eenvoudig toe. Zo groeit HubSpot makkelijk met jouw organisatie mee.

Heb je daarnaast behoefte aan 'echt' maatwerk? Dan is dit vaak makkelijker te realiseren dan bij andere CRM software. Zoals bijvoorbeeld bij Salesforce en Microsoft Dynamics 365. Dit komt door de gebruiksvriendelijke opzet en de vele koppelingen, die er al zijn. Je mogelijkheden zijn bij HubSpot dus uitgebreid en vaak makkelijker te realiseren. Daarbovenop kun je altijd nog specifiek maatwerk toevoegen natuurlijk. 

Je betaalt hierbij dus echt alleen voor wat je nodig hebt. Niets meer en niets minder! En dat is bij veel andere CRM software wel anders. Daar moet je vaak veel meer functies afnemen, dan dat je nodig hebt. Bovendien zijn je mogelijkheden bij HubSpot al super uitgebreid. 'Echt' maatwerk is meestal niet nodig. Lees hier meer over de kosten van HubSpot. 

TIP: Lees ook dit artikel: 6 Redenen om voor een gebruiksvriendelijk CRM-systeem te kiezen.

CRM integratie met andere systemen

CRM software draait bijna nooit op zichzelf. Vaak zijn koppelingen met andere softwaresystemen wenselijk of nodig. Zoals een e-mailprogramma, HR software, ERP software en boekhoudsoftware. Bij niet alle CRM software is het mogelijk om andere systemen te koppelen. Ook is het vaak heel kostbaar en complex als dat wel kan. 

Het moderne HubSpot is dan een interessante optie. Het is namelijk zo ontwikkeld, dat veel andere software eenvoudig te koppelen is. In de speciale App Marketplace vind je meer dan 1000 standaard koppelingen. Natuurlijk zijn er ook complexere koppelingen, zoals bij SAP en Microsoft Navision. Maar ook die programma's verbind je makkelijker dan bij veel andere CRM software. 

Je modulaire CRM oplossing breid je dus makkelijker uit met maatwerk als dat nodig is. Afgestemd op jouw organisatie. Als ervaren CRM implementatie expert helpen we je hier natuurlijk graag bij.  

TIP: Misschien vind je de volgende artikelen interessant?
➜ Koppel Navision aan je CRM systeem: maak slimmer gebruik van alle data.
➜ SAP aan HubSpot koppelen: waarom zou je dat doen?
➜ Je e-mail aan je CRM systeem koppelen. Wat zijn de voordelen?
➜ [VIDEO] Verhoog je productiviteit met de HubSpot plugin voor Outlook.
➜ Gegevens van je oude CRM overzetten naar HubSpot: hoe pak je dat aan?

Unieke functionaliteiten aan je CRM-software toevoegen

Een standaard CRM pakket zet jouw (toekomstige) klanten centraal. Bij maatwerk breid je deze mogelijkheden uit. Zo wordt het bijvoorbeeld mogelijk om ook projecten of producten centraal te stellen. Heb je behoefte aan unieke functionaliteiten, die niet in een (standaard) CRM systeem zitten? Misschien is een CRM systeem met maatwerk dan een goede oplossing voor je.

Maar - zoals al eerder gezegd - is HubSpot al een zeer compleet CRM pakket. Het bevat eigenlijk alle marketing-, sales- en servicetools, die een professioneel bedrijf nodig heeft. Heb je daarnaast nog andere functies nodig? En kun je dit met andere software invullen? Dan vind je de juiste koppeling vast in de App Marketplace. De kans dat je hier bovenop nog specifiek maatwerk nodig hebt is niet zo groot.

Hierdoor past HubSpot bij de meeste MKB-bedrijven in o.a. de maakindustrie, IT en consultancy. Het softwarepakket wordt bovendien nog steeds flink doorontwikkeld. Zo voert HubSpot maandelijks talloze updates en verbeteringen door. Het maatwerk is bij HubSpot dus vooral gericht op de inrichting van jouw CRM portaal. Zoals bij een complexe koppeling met een ERP systeem en custom objecten.

TIP: Wij hebben een handig hulpmiddel ontwikkeld om jouw CRM-behoeften in kaart te brengen. Download onze checklist hieronder als je dat wilt. 

Teveel functionaliteiten

CRM software kan ook teveel functionaliteiten hebben. Als je deze functionaliteiten niet gebruikt zitten ze alleen maar in de weg. En waarom zou je betalen voor functionaliteiten waar je geen gebruik van maakt? Dankzij een modulair CRM systeem selecteer je de functies, die je echt nodig hebt. Je CRM systeem is daardoor volledig afgestemd op jouw behoeften. Van teveel en overbodige functies heb je dus geen last.

Stel dat je wel gebruik wilt maken van klantenservice tools, maar niet van marketing en sales functies. Bijvoorbeeld servicetickets, een kennisbank, een chatbot, live chatsoftware en een dashboard. Daarnaast moeten je relatiegegevens altijd up-to-date zijn. En je wilt alle klantencommunicatie inzichtelijk hebben. Ook wil je graag kunnen loggen in je klantenrecords. De HubSpot Service Hub beantwoordt dan aan jouw behoeften. De functies van de Marketing Hub en de Sales Hub neem je gewoon niet af. 

Daarnaast heb je natuurlijk met verschillende afdelingen te maken. Niet alle gebruikers hebben alle functies nodig. Het is fijn als je hier onderscheid in kunt maken. Zo neem je bijvoorbeeld marketingtools af voor de marketingafdeling. Salestools voor de salesafdeling en servicetools voor de serviceafdeling. Bij HubSpot kun je zelfs gratis en betaalde licenties combineren. 

TIP: Wil je wat meer over HubSpot weten? Misschien vind je deze artikelen interessant:

➜ [VIDEO] De top 10 beste functies van HubSpot.
➜ [VIDEO] De 6 beperkingen van gratis HubSpot CRM.

Kosten maatwerk CRM

Ook kosten spelen natuurlijk een rol bij je keuze voor een CRM systeem met maatwerk. Maar eigenlijk geldt dat voor ieder CRM systeem. Of je nu maatwerk toevoegt of niet.

Wij adviseren altijd om eerst een CRM strategie te bedenken. Hierin breng je al jouw CRM behoeften- en eisen in kaart. Zo selecteer je sneller een CRM systeem, dat echt bij jouw organisatie past. Doe je dit niet? Dan is de kans groot, dat je er onvoldoende uithaalt. Dat is toch zonde van alle tijd, moeite en geld, die je erin steekt?! Onze gratis CRM Checklist helpt je om de juiste keuzes te maken. Download 'm hieronder: