Een maatwerk software-oplossing? Begin met research!

Soms voldoet de verkrijgbare, standaard software niet aan de wensen en eisen van een organisatie óf biedt het teveel functionaliteit, waardoor de software onnodig duur is. Maatwerk software kan dan uitkomst bieden. Het biedt precies die functionaliteit die gewenst is en dus betaal je niets teveel. Ook zal de gebruikersacceptatie hoger uitvallen, doordat de software overzichtelijker en eenvoudiger is in gebruik. 

In dit artikel leg ik uit waarom het belangrijk is te starten met grondige research naar wat de software moet kunnen. Dit geldt overigens ook wanneer je voornemens hebt om een bestaand softwarepakket aan te schaffen.

Ondanks dat (maatwerk-)software zich waarschijnlijk snel terugverdient, blijft de ontwikkeling ervan kostbaar. Daarom is het belangrijk om voor de aanschaf grondige research te doen naar de precieze behoeften binnen jouw organisatie. Veel projecten blijken uiteindelijk geen succes omdat het uiteindelijke product niet aan de verwachting voldeed, wat tot gevolg had dat de ontwikkelde software niet werd gebruikt.

Om te voorkomen dat je veel tijd en geld verliest aan software die uiteindelijk niet ten volle wordt gebruikt, geef ik hieronder een aantal richtlijnen die je op weg helpen bij de research naar maatwerk software.

Maak een solide plan

Maatwerk-software wordt ontwikkeld omdat het de beste oplossing is voor de behoeften van een organisatie. Daarom moeten deze behoeften eerst duidelijk in kaart worden gebracht. Dit is niet altijd eenvoudig, omdat niet alle behoeften even makkelijk zichtbaar zijn. Het kan bijvoorbeeld zijn dat bepaalde wensen nooit uitgesproken zijn door werknemers of dat door in- of externe ontwikkelingen behoeften veranderen. Alleen als alle wensen en eisen duidelijk zijn kan de ontwikkelde maatwerk-software het gewenste effect hebben.

Nu de behoeften van de organisatie bekend zijn, moeten de functionaliteiten van de toekomstige software in kaart gebracht worden. Het is belangrijk om dit uitgebreid te doen, want bij oplevering mogen er geen belangrijke functionaliteiten missen. Betrek bij het vaststellen van alle functionaliteiten de juiste personen, zodat iedereen die ermee moet gaan werken er goed mee uit de voeten kan.

Bereken vooraf de ROI van het project

Elke investering moet zich natuurlijk terugverdienen. Dit is bij maatwerk-software niet anders. Software die het bestaande probleem niet of onvoldoende oplost of processen niet efficiënter maakt, kost in de regel geld en levert niets op. Hoewel de ROI (return-on-investment) voor maatwerk-software niet altijd eenvoudig te berekenen is, kan dit wel bij benadering. Denk bijvoorbeeld aan de besparing in arbeidstijd die de nieuwe software gaat leveren. Of wat de software doet met de bestaande processen en wat deze herstructurering oplevert. 

Vraag jezelf af of de software zich terug kan verdienen en binnen welke tijd dat mogelijk is. Dit is belangrijk bij de afweging of maatwerk-software wel de juiste keuze voor jouw organisatie is.

Kies de juiste partij

De ontwikkeling van maatwerk-software is vaak een intensief proces, waarbij de samenwerking tussen de opdrachtgever en de ontwikkelaar belangrijk is. Het is daarom aan te raden om bij de keuze voor een ontwikkelaar/leverancier niet over één nacht ijs te gaan. Maak een lijst van geschikte partijen en bekijk goed wat ze voor je kunnen betekenen en tegen welke kosten en voorwaarden. Kijk hierbij ook naar soortgelijke projecten die ze hebben uitgevoerd. Spreek vervolgens af met de op het oog meest geschikte partijen en leg het plan voor. 

Kijk naar hun ideeën en oplossingen. Denken ze goed mee in het proces? Is het gevoel goed, dan kun je offertes opvragen.

Bekijk bij de keuze voor een partij niet alleen naar de voorgestelde oplossing en de prijs, maar kijk ook naar zaken als training en support. Zonder gedegen training kan het voorkomen dat het programma niet optimaal gebruikt gaat worden, wat invloed heeft op de ROI.

Let ook op de aangeboden support na oplevering. Wie is er bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het onderhoud van de software? Laat dit van te voren vastleggen. Zorg er ook voor dat duidelijk is waar je met spoedeisende zaken terecht kunt, binnen welke tijd dit wordt opgelost en hoe lang het supportcontract loopt.

Door vooraf grondige research te doen of maatwerk-software voor jouw organisatie de juiste oplossing is, voorkom je valkuilen tijdens de ontwikkeling en zorg je ervoor dat het uiteindelijke project een succes wordt.

Ben je op zoek naar maatwerk software? Kijk dan op onze maatwerkpagina om zien wat we voor jou kunnen betekenen. Overweeg je maatwerk CRM-software? Download dan onze CRM-checklist.