Stappenplan: kies de beste CRM-software voor jouw organisatie

Martijn Rijnders
Door Martijn Rijnders op 14-01-19

beste-crm-systemen

Het tevreden houden en inspelen op de wensen en behoeften van je (potentiële) klanten is essentieel voor het succes van je organisatie, net als het optimaal presteren van de verkoop- en marketingafdeling. Wanneer het bedrijf groeit en er meer relaties ontstaan is een effectieve verdeling van de data belangrijk om aan de wensen en behoeften te blijven voldoen. De beste CRM-software die bij jouw organisatie past kan bedrijfsprocessen optimaliseren en relaties verbeteren.


Onlangs schreven wij een artikel met tips voor het selecteren van de beste CRM-software voor jouw organisatie. In dit artikel bespreken we de voordelen die een CRM-oplossing kan hebben op jouw organisatie en geven we advies bij het selecteren van een CRM-systeem.  

Waarom CRM-software voor jouw organisatie?

Het koopgedrag van klanten maakt een verandering door en klanten zijn veeleisender dan ooit tevoren. Klanten zijn in staat om online informatie te verzamelen en te vergelijken, waardoor de rol van verkopers en accountmanagers is verschoven naar de marketingafdeling.  

Potentiële klanten wensen persoonlijk benaderd te worden met een speciaal op hen afgestemde service. Dit bereik je door allereerstmeer inzicht te krijgen in de wensen, behoeften en het gedrag van je (potentiële) klanten. Dit is precies wat een CRM-systeem doet!

De voordelen van een CRM-systeem

Een CRM-software biedt veel kansen en voordelen voor verschillende afdelingen binnen jouw organisatie. Hieronder een aantal voordelen op een rij:

  • Overal en altijd toegang tot benodigde gegevens
    Belangrijke relatiegegevens op mobiele apparaten dus altijd toegang tot real time gegevens over de (potentiële) klant.
  • Het maken van keuzes wordt makkelijker
    Het management maakt eenvoudiger weloverwogen keuzes door gedetailleerde rapportages die de verkoop voorspellen.
  • Meer klantentrouw
    Met de data die het CRM-systeem genereert krijg je waardevolle informatie in handen die nodig is om een persoonlijke relatie op te bouwen met de klant.
  • Verbeterde klantenservice
    Met CRM-software heb je direct inzicht in de gegevens van klanten waardoor je ze beter en efficiënter kan helpen.
  • Uitgebreide verkooptools
    Dankzij de CRM-software kunnen verkopers de verkoopcyclus verkorten wat leidt tot meer succes. Verkoop- en opvolgprocessen worden geautomatiseerd met behulp van de uitgebreide data verzameld door de software.
  • Verbeterde marketingstrategieën
    Met behulp van CRM-software kunnen marketeers segmenten opstellen op basis van verkoophistorie, koopgedrag en andere relevante kenmerken. Gerichte campagne wordt hierdoor mogelijk, met als gevolg meer en betere leads.
  • Verhogen van productiviteit
    Door snelle en eenvoudige toegang tot alle gegevens kunnen medewerkers in jouw organisatie efficiënter en effectiever werken.

Stappenplan: de beste CRM-software

Het kiezen van de beste CRM-software voor jouw organisatie is een lastig proces waar veel zaken bij komen kijken. Er zijn veel verschillende (gratis) CRM-systemen op de markt en een CRM-implementatie is een grote investering. Het is daarom essentieel dat het de beste oplossing is voor jouw organisatie. Dit stappenplan helpt jou bij de keuze van de beste CRM-software.

Stap 1: Wat wil je bereiken met de CRM-software?

Een CRM-software moet inspelen op bepaalde wensen, behoeften of problemen die binnen jouw organisatie aanwezig zijn. Deze dien je te vertalen naar heldere doelstellingen.

Zet problemen of behoeften binnen de organisatie op een zijn. Wanneer al deze pijnpunten en behoeften hebt geformuleerd kun je deze omvormen naar concrete doelstellingen. Gebruik hiervoor het SMART-principe:

SMART CRM doelstellingen

Voorbeeld: ‘Binnen 6 maanden na CRM-implementatie moet het aantal offertes wat maandelijks uitgebracht wordt van 20 naar 25 stijgen.’

Stap 2: Bepaal wie de CRM-software gaat gebruiken
Wanneer je een beeld hebt wie de software gaan gebruiken, is het makkelijker te bepalen welke functionaliteiten de software dient te hebben. In het CRM handboek vertellen we je hoe je een overzicht van technische wensen en eisen opstelt, zodat je precies weet welke toekomstige gebruikers welke functionaliteiten nodig hebben!

Handboek CRM selectie

Stap 3. Stel een projectteam samen
Je projectteam bestaat uit een projectleider die het project begeleidt en zorgt voor overzicht. Tevens is deze persoon het aanspreekpunt voor de CRM-leveranciers.

De rest van je projectteam bestaat uit vertegenwoordigers van de afdelingen binnen jouw organisatie. Deze projectleden kennen de werkprocessen van hun afdeling als geen ander en zijn waardevol voor het optimaliseren van de afdeling.

Stap 4. Stel een projectplanning op
Een projectplanning maakt inzichtelijk wat er precies moet gebeuren, wat daar voor nodig is, wie daarbij betrokken is en wat de kosten daarvan zijn.

Stap 5. Stel de functionele eisen, wensen en behoeften op
Het projectteam geeft input waardoor de eisen, wensen en behoeften van de afdelingen opgesteld kunnen worden. Deze wensen en eisen zijn nodig voor het optimaliseren van de werkprocessen.

Stel een lijst op wat het CRM-systeem moet bevatten en moet kunnen om de bedrijfsprocessen aan te vullen. Onze CRM Checklist kan je helpen bij het opstellen van deze lijst.

Stap 6. Bepaal het platform en de wijze van implementatie
Er zijn twee manieren voor de implementatie van CRM-software: on-premise of in de cloud.

On-premise is een installatie op locatie. Hierbij bezit je zelf de technische infrastructuur en ben je verantwoordelijk voor het onderhoud ervan. Hieronder vallen servers, opslag en netwerkcapaciteit. De software en data heb je hierbij in eigen beheer.

In de cloud  wordt zowel de software als de data gehost door een leverancier. Deze zijn beschikbaar zolang er verbinding met internet is. Je kunt hierbij vaak de keuze maken tussen shared en private cloud. Het verschil tussen deze twee is dat je bij private cloud beschikt over eigen server, terwijl je bij shared cloud een server ongemerkt met andere partijen deelt.

Stap 7. Selecteer geschikte CRM-leveranciers 
Nu je een compleet beeld hebt van wat het toekomstige CRM-systeem moet kunnen en hoe het geïmplementeerd moet worden, is het tijd om een selectie te maken van geschikte CRM-leveranciers.

Bij het opstellen van de lijst met CRM-leveranciers kijk je in hoeverre de leverancier in staat is om met zijn software en implementatie de bedrijfsprocessen kan ondersteunen en optimaliseren. Deze lijst ga je benaderen met je opgestelde lijst met eisen en wensen met de vraag of zij hieraan kunnen voldoen.

Uit de informatie die je terugkrijgt van de leveranciers selecteer je maximaal 5 leveranciers waar je een afspraak kan maken voor meer informatie of een demonstratie.

Stap 8.  Kies het geschikte CRM-systeem
Om de beste oplossing voor jouw organisatie te vinden dien je naar de volgende drie factoren te kijken:

  • De CRM-software
    Ga na of de CRM-systemen die jouw voorkeur hebben alle bedrijfsprocessen ondersteunen, of ze gebruiksvriendelijk zijn en of alle betrokken afdelingen ermee kunnen werken.
  • De leverancier

Nauwe samenwerking met de leverancier is belangrijk en dient meegenomen te worden tijdens de selectie van het CRM-systeem. Kies een leverancier die bij jouw organisatie past en die de beste service biedt. Maatwerk nodig voor koppeling met andere software? Vergelijk dan leveranciers op hun expertise.

  • Prijs
    Vraag verschillende offertes en vergelijk deze goed. Kijk naar kosten van verschillende onderdelen van de implementatie en wat wel of niet inbegrepen zit.

Download het handboek CRM-selectie

Het kiezen van een CRM-systeem kost veel voorbereiding en tijd. Download ons handboek ter ondersteuning van het kiezen van de beste CRM-software voor jouw organisatie. In het handboek vind je de volgende aspecten:

  • Uitwerking van het beschreven stappenplan met benodigde criteria;
  • Hoe je een projectplanning opstelt;
  • Een overzicht van bedrijfsprocessen die geoptimaliseerd kunnen worden met CRM;
  • Welke soort leveranciers je moet uitnodigen.

Handboek CRM selectie

Martijn Rijnders
Geschreven door Martijn Rijnders
Martijn heeft als missie om organisaties te laten zien hoe zij hun bedrijfsresultaat aanzienlijk kunnen verbeteren aan de hand van slimmere marketing en effectief ingericht relatiebeheer. Als oprichter van Systony heeft hij brede kennis van zowel CRM- als marketingautomatisering-software en adviseert hij organisaties hoe deze software het beste geïmplementeerd kan worden.
Wanneer Martijn niet aan het werk is springt hij graag op zijn racefiets of zit hij ergens culinair te genieten.

Gerelateerde artikelen

De 8 geheimen voor een succesvolle CRM-acceptatie

Als je CRM succesvol wilt implementeren, dan moet er niet puur naar budget worden gekeken. Er moet gefocust worden op wat jouw...

Maarten de Wit
Door Maarten de Wit - 19 maart, 2019
Gratis CRM-software of een betaald, uitgebreider pakket - welke oplossing past bij jouw organisatie?

Als je een CRM-oplossing zoekt voor jouw organisatie zul je ontdekken dat er vele soorten CRM-pakketten op de markt zijn. Er...

Martijn Rijnders
Door Martijn Rijnders - 23 november, 2018