Ontvang maandelijks onze nieuwe blogartikelen in je mailbox

Hoe importeer je relaties in Maximizer CRM?

Peter de Keijzer
Door Peter de Keijzer op 12-11-13 10:29

maximizer-tips-blogHet importeren van adressenboek-gegevens is iets dat elke Maximizer CRM gebruiker vroeg of laat een keer zal doen. Het importeren van gegevens is een van de eerste dingen die een nieuwe gebruiker doet als onderdeel van het initiële Maximizer CRM installatieproces. Bestaande gebruikers kunnen gebruik maken van de import functionaliteit om nieuwe lijsten van leads of nieuwe lijsten met contactpersonen te importeren.

Het is een belangrijk onderdeel van niet alleen de installatie van de Maximizer CRM adressenboek maar ook het lopende onderhoud van Maximizer CRM. Zowel de Windows applicatie als de internet applicatie laten het toe om contactgegevens te importeren in uw adressenboek, uit een verscheidenheid van bronnen. Deze bronnen bestaan uit eerdere Maximizer CRM versies, Microsoft Outlook, Comma Seperated Values (CSV) en Tab-gescheiden bestanden.

Import_1_Maximizer_CRM

 

Maximizer CRM XML Import

Als u bijvoorbeeld relaties uit een Maximizer CRM adressenboek wilt verplaatsen naar een ander Maximizer CRM adressenboek, bestaat er de mogelijkheid om de gegevens te exporteren en deze op te slaan als een zogenaamd XML-formaat of een Maximizer CRM XML Interchange (in het kort MXI) formaat. Dit formaat is ook het makkelijkst om gegevens uit een vorige Maximizer CRM versie te verplaatsen naar uw nieuwe versie van Maximizer CRM. Via dit formaat worden ook de notities, documenten en gebruikersvelden (User Defined Fields) en andere instellingen meegenomen naar het nieuwe adressenbestand. De instructies hiervoor kunt u vinden in uw Maximizer CRMgebruikershandleiding onder het hoofdstuk “Administration for Maximizer CRM”. Als u niet beschikt over een kopie van de gebruikershandleiding, kunt u deze opvragen bij Systony.
Zodra u uw bestaande Maximizer CRM gegevens hebt geëxporteerd uit uw oude Maximizer CRM versie, hoeft u alleen het XMI bestand te uploaden via de “XML en Maximizer MXI” optie in het importscherm van uw nieuwe Maximizer CRM versie. Wanneer het importeren is voltooid , zullen ingevoerde gegevens worden toegevoegd aan een favorietenlijst, zodat u makkelijk de lijst van de ingevoerde gegevens op elk moment kunt opvragen.

Import_2_Maximizer_CRM

Het importeren van Microsoft Outlook gegevens

Een andere veel voorkomend import formaat is het Microsoft Outlook formaat. Door het gebruik van een Outlook import kunt u snel aan de slag door het toevoegen van al uw bestaande zakelijke contacten die in Outlook staan.
Outlook heeft een handige wizard waarmee u uw Outlook-contactpersonen kunt exporteren naar een CSV-bestand (Comma Separated Value). De Microsoft Outlook-contactpersonen importwizard van Maximizer CRM toont zelfs de instructies voor het exporteren van uw contactpersonen vanuit Outlook (zie hieronder). Zodra u uw Outlook-contactpersonen hebt geëxporteerd, kunt u de Outlook import wizard gebruiken om die contacten te importeren in Maximizer CRM.

Import_3_Maximizer_CRM

De importwizard van Maximizer CRM zal zorg dragen voor het in kaart brengen van alle velden van uw Outlook- contactpersonen en hun equivalent velden in Maximizer CRM. Maximizer CRM doet de invoer in de achtergrond, zodat u kunt blijven werken. Als de import klaar is, krijgt u een e-mail met de resultaten van de import. En zoals met alle imports naar Maximizer CRM, zullen geïmporteerde relaties worden toegevoegd aan een favorietenlijst, zodat u ze later weer op kunt roepen.

Comma Separated Values (CSV) en Tab Delimited imports

Hierboven staan de Engelse termen voor “door komma's gescheiden waarden” en “door tab gescheiden waarden”. Met een CSV import kunt u vanaf bijna elke denkbare bron, gegevens importeren in Maximizer CRM. De tab-gescheiden invoer werkt precies hetzelfde als de CSV-import, maar de gegevens zijn gescheiden door tabs in plaats van komma's.
Als uw programma het exporteren naar een CSV-bestand toestaat, kunt u de gegevens importeren in Maximizer CRM. Veel programma’s laten u tegenwoordig uw gegevens opslaan in een CSV-bestand. Ik heb het dan over de meeste spreadsheet- en database- programma’s. Stel: u hebt een Excel-spreadsheet van contactgegevens die u wilt importeren in Maximizer CRM. Het enige wat u hoeft te doen is te klikken op " Opslaan als" in Excel en kies de optie "CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken)" in de "Opslaan als" drop-down. Klik daarna op “Opslaan”. Dat is alles!

Import_4_Maximizer_CRM

Wanneer u gegevens importeert vanuit een CSV-bestand, kunt u kiezen hoe deze gegevens worden geïmporteerd. U krijgt de mogelijkheid om de gegevens te importeren als Bedrijven en Contactpersonen of als Individuen. U kunt de namen er in laten zetten met de eerste letter als hoofdletter d.m.v. het vinkje “Begin namen met hoofdletter”. Als de gegevens die u importeert nieuwe leads zijn, kunt u Maximizer CRM ze laten markeren als leads, zodat u later niet vergeet om deze leads op te volgen.

Import_5_Maximizer_CRM

Het importeren van een CSV-bestand brengt wat meer werk met zich mee, omdat elk van de velden van uw importbestand moet worden toegewezen aan het overeenkomstige veld in Maximizer CRM. Maximizer CRM probeert het toewijzen van de overeenkomstige velden zoveel mogelijk zelf voor u te doen. De velden komen niet altijd exact met elkaar overeen. U dient op dat moment zelf de overeenkomstige velden te selecteren. Dit kunt u doen door op het pijltje (zie afbeelding hieronder bij het handje) te klikken en daarna het veld van Maximizer CRM te selecteren die overeenkomt met het veld van het CSV-bestand.

Import_6_Maximizer_CRM

Als u merkt dat u elke keer dezelfde import met hetzelfde formaat moet doen, kunt u het formaat in de Catalogus opslaan voor toekomstig gebruik. Klik om het formaat op te slaan op <Catalog> en daarna op <Toevoegen>. Klik op <OK> als u een <Naam> en een <Omschrijving> heeft ingevuld. Later als u dit formaat weer nodig heeft, kunt u deze via de Catalog knop weer selecteren en <Opvragen>.

Import_7_Maximizer_CRM

 

Nadat u de veldtoewijzing hebt gedaan, werkt een CSV- import hetzelfde als de andere import types. De invoer vindt plaats in de achtergrond,  u zal een e-mail krijgen wanneer het klaar is, en uw geïmporteerde gegevens zullen worden toegevoegd aan een favorietenlijst.

Hulp nodig?

Wilt u meer informatie hebben over de verschillende opties bij het importeren van relatiegegevens in Maximizer CRM, neem dan gerust contact met mij op. Ik help u graag verder!

 

Peter de Keijzer
Geschreven door Peter de Keijzer
Heb je een vraag of probleem op gebied van CRM of CRM-software? Peter helpt je uit de brand! Als CRM-consultant en -trainer heeft CRM geen geheimen voor hem en kent hij vele CRM-systemen op zijn duimpje. En het mooie is, hij staat altijd tot je beschikking!
Peter is een muziekliefhebber pur sang en bezoekt geregeld concerten in binnen- en buitenland. Ook speelt hij zelf gitaar. Naast muziekkenner is Peter een echte filmfanaat.

Gerelateerde artikelen

Moet je kiezen voor een betaald of gratis CRM-systeem? 🚀

Ben je opzoek naar (gratis) CRM-software? Zoals je misschien al hebt gemerkt zijn er vele soorten CRM-systemen op markt. De...

Martijn Rijnders
Door Martijn Rijnders - 31 oktober, 2020
Wat onderscheidt Maximizer CRM van andere CRM-systemen?

Maximizer CRM is niet zomaar een CRM-software, het is een volwaardig platform met wereldwijd 400.000 gebruikers en meer dan 30...

Peter de Keijzer
Door Peter de Keijzer - 22 juli, 2020
[VIDEO] Het beste CRM-systeem voor MKB-bedrijven

Ondernemers kunnen met één tool teams productiever laten werken en tegelijkertijd goed overzicht houden op welke...

Martijn Rijnders
Door Martijn Rijnders - 16 juni, 2020