Gratis CRM-software of een betaald, uitgebreider pakket?

Martijn Rijnders
Door Martijn Rijnders op 23-11-18

vier crm-systemen systony

Als je een CRM-oplossing zoekt voor jouw organisatie zul je ontdekken dat er vele soorten CRM-systemen op de markt zijn. Er zijn gratis CRM tools, maar ook pakketten die qua aanschaf en implementatie een flinke investering vragen. Er bestaat CRM-software die zich beperkt tot een database die is verrijkt met wat functies voor relatiebeheer. Maar er zijn ook CRM-oplossingen die werkelijk al je bedrijfsprocessen stroomlijnen en beheersen, van marketing en verkoop tot aan relatiebeheer en klantenservice.

In dit artikel ga ik in op de grootste verschillen van de beste CRM-software en laat ik zien dat het duurste pakket zeker niet de beste keuze hoeft te zijn voor jouw organisatie.


De wensen en behoeften van jouw organisatie in kaart

Zoveel vraag, zoveel aanbod. En het gekke is, het is niet gezegd dat het ene pakket beter is dan het ander. Het is vooral een kwestie van welk pakket het beste past bij de behoeften en doelstellingen van jouw organisatie. Hierbij moet je je onder andere afvragen:

  • Welke processen moet het CRM ondersteunen?
  • Welke afdelingen en hoeveel gebruikers gaan er mee werken?
  • Wat moet het CRM per proces/afdeling kunnen?
  • Wat wil je bereiken met het CRM-systeem, zijn er specifieke en meetbare doelen geformuleerd?
  • Wil je CRM in de cloud of on-premise laten draaien?
  • Moet de oplossing gekoppeld worden met andere systemen zoals ERP of marketingsoftware?
  • In welke mate moet de software kunnen meeschalen met de groei van jouw organisatie?
  • Hoe moet het CRM toegankelijk zijn, online of ook offline? En desktop of ook per smartphone?
  • Welke eisen stel je aan beveiliging en autorisatie?
  • Wat is je budget?

Deze en nog vele andere vragen rondom de wensen en eisen ten aanzien jouw toekomstige CRM-systeem moet je zien te beantwoorden, voordat je kunt bepalen of een pakket wel of niet bij jouw organisatie past. En dat is niet eenvoudig! Om je te helpen hebben wij de CRM Checklist ontwikkeld. Met deze checklist stel je snel een pakket van wensen en eisen op voor jouw CRM-pakket.

Download de CRM checklist

Zorg voor een goede vergelijking van meerdere CRM-oplossingen

CRM kan je organisatie veel voordelen brengen. Belangrijk voor het succes en de acceptatie van nieuwe (gratis) CRM-software is dat het systeem jouw processen moet ondersteunen en laten groeien. En niet andersom! Want nog veel te vaak sneuvelen CRM-projecten doordat de organisatie en haar processen zich teveel moeten aanpassen aan het nieuwe systeem, met het gevaar dat dit maar deels lukt en/of gebruikersacceptatie uit blijft.

Redenen dat een organisatie voor een verkeerd pakket kiest lopen uiteen. Prijs is een veel gehoorde reden met uitspraken als ‘goedkoop beginnen’ of juist ‘het duurste zal wel goed zijn’. Ook ‘alles is beter dan dat we nu hebben’ doet het goed, met gebakken peren tot gevolg. Een gratis CRM-tool kan niet zo effectief en efficiënt zijn als een duur CRM-systeem.

Over de gehele breedte genomen falen de meeste CRM-projecten doordat de vergelijking van systemen in de selectiefase te beperkt was. Het is belangrijk een goed en volledig beeld te krijgen van de voor- en nadelen van de meerdere pakketten voor jouw organisatie om zo tot een goede shortlist te komen van CRM-oplossingen en -aanbieders. Het vergelijken van slechts 2 of 3 pakketten is niet voldoende om tot een goed beeld te komen. Een te beperkte vergelijking komt mede doordat organisaties maar een paar CRM-aanbieders uitnodigen en die aanbieders bieden maar 1 systeem. Een gericht advies is daarmee vaak ver te zoeken.

Tip: nodig meerdere CRM-leveranciers uit om tot een goede softwarevergelijking te komen. Bij voorkeur CRM-leveranciers die meer bieden dan 1 CRM-oplossing, zodat zij je gericht kunnen adviseren welk pakket het beste bij jouw organisatie past. 

Enkele soorten CRM-software onder de loep

Systony is sinds 2003 actief op gebied van CRM-advies en -implementatie. Ons doel is om organisaties te voorzien van een eerlijk en gericht advies met als doel een zo hoog mogelijke slagingskans van het CRM-project (inclusief gebruikersacceptatie en het realiseren van de CRM-doelstellingen). Daarom biedt Systony meerdere CRM-oplossingen (ook gratis CRM-tools) en de daarnaast optie tot de ontwikkeling van maatwerk CRM. Dit maakt ons uniek in de Benelux.  

Om de diversiteit in CRM-land te benadrukken en je de verschillen in software te laten zien, zet ik graag onze vier oplossingen naast elkaar. Je zult dan zien dat we met deze vier pakketten eigenlijk ieder organisatie qua type, grootte en doelstellingen kunnen voorzien van een geschikt CRM. Welk pakket past het beste bij uw organisatie?

  • HubSpot CRM
    Deze gratis CRM-tool is state of the art en staat voor continue innovatie en een hoge gebruiksvriendelijkheid. Het systeem is eenvoudig uit te breiden met krachtige (betaalde) tools voor verkoop, service en marketing.

    Interface:                                     Zeer mooi en overzichtelijk | alleen Engels 
    Toegang:                                      Webaccess | Mobile app
    Hosting:                                       Cloud (Ierland)
    Uniek kenmerk:                           Te koppelen met de betaalde marketing, sales en servicetools van HubSpot.    
    Kosten                                          Gratis licentie te combineren met betaalde tools
                         
    Functionaliteit                             *****
    Flexibiliteit:                                  ***
    Schaalbaarheid:                           ***
    Gebruiksvriendelijkheid:             *****

Gratis hubspot crm tool

  • Teamleader
    Dit Nederlandstalige CRM-pakket legt de focus niet alleen op een redelijk uitgebreid pakket aan CRM-functionaliteit, maar ook op krachtig projectmanagement, urenregistratie en facturatie. 

    Interface:                                     Mooie, Nederlandse interface
    Toegang:                                      Webaccess | Mobile app | Webapp
    Hosting:                                       Cloud (Ierland)
    Uniek kenmerk:                           CRM, projectmanagement en facturen.       
    Kosten                                          € 25,- p/m
                         
    Functionaliteit                             ****
    Flexibiliteit:                                  ***
    Schaalbaarheid:                           ****
    Gebruiksvriendelijkheid:             ****

teamleader trial

  • Maximizer CRM
    Maximizer was één van de eerste CRM-oplossingen op de markt en timmert sinds begin jaren ’80 aan de weg. Het is een gebruiksvriendelijk en intuïtief systeem en is geschikt vooralle type organisaties, inclusief non-profit.

Interface:                                     Mooie, Nederlandse interface
Toegang:                                      Webaccess | Mobile app
Hosting:                                       Cloud (NL) of in eigen beheer
Uniek kenmerk:                           Zeer snel te leren
Kosten                                          Va. € 42,- p/m
                     
Functionaliteit                             ****
Flexibiliteit:                                  ****
Schaalbaarheid:                           *****
Gebruiksvriendelijkheid:             *****

Vraag een Maximzer CRM trial aan

  • Microsoft Dynamics 365
    Dit is wereldwijd het meest gebruikte CRM-pakket. Het pakket communiceert met alle MS-programma’s, maar is ook te koppelen en uit te breiden met vele andere add-ons en systemen. The sky is the limit.

Interface:                                     Minder eenvoudige, maar Nederlandse interface
Toegang:                                      Webaccess | Web app | Mobile app
Hosting:                                       Cloud (NL)
Uniek kenmerk:                           Werkt naadloos samen met alle productiviteits-tools van MS, zoals Office 365, 
                                                      OneNote, Yammer, Power BI, Flow, Powerapps, et cetera.
Kosten                                          Va. € 55,- p/m
                     
Functionaliteit                             *****
Flexibiliteit:                                  *****
Schaalbaarheid:                           *****
Gebruiksvriendelijkheid:             ***

Vraag een Maximzer CRM trial aan

Naast deze vier systemen bieden wij ook maatwerk CRM-software. Wij hebben onze eigen development-afdeling die koppelingen in bestaande systemen of zelf hele CRM-platforms kan ontwikkelen – volledig naar de wensen en eisen van jouw organisatie. Voordeel is dat je niet teveel betaald voor functies die je niet zult gebruiken plus het feit dat de functies die erin zitten exact werken zoals jij en jouw collega’s dat het liefste zien.

Benieuwd hoe Systony dat voor jouw organisatie ziet? Vraag dan een adviesgesprek aan. Hierbij kunnen we je uiteraard ook direct een demonstratie geven van één of meerdere oplossingen. Het adviesgesprek kan bij jou op kantoor of via een video- dan wel telefoonverbinding. Wij helpen u graag op weg!

Nogmaals, start met het in kaart brengen van de wensen en eisen voor jouw organisatie. Download daarom vrijblijvend de CRM Checklist.

Download de CRM checklist

 

Martijn Rijnders
Geschreven door Martijn Rijnders
Martijn heeft als missie om organisaties te laten zien hoe zij hun bedrijfsresultaat aanzienlijk kunnen verbeteren aan de hand van slimmere marketing en effectief ingericht relatiebeheer. Als oprichter van Systony heeft hij brede kennis van zowel CRM- als marketingautomatisering-software en adviseert hij organisaties hoe deze software het beste geïmplementeerd kan worden.
Wanneer Martijn niet aan het werk is springt hij graag op zijn racefiets of zit hij ergens culinair te genieten.

Gerelateerde artikelen

De belangrijkste nieuwe functies in HubSpot

Ieder jaar houdt HubSpot het evenement Inbound. Dit is hét moment waarop alle nieuwe grote productupdates worden...

Maarten de Wit
Door Maarten de Wit - 5 september, 2019
Nieuwe privacywet e-Privacy Verordening komt eraan

Mei 2018 is voor veel organisaties een veelbewogen maand geweest. Het was de maand waarin de Algemene Verordening...

Maarten de Wit
Door Maarten de Wit - 9 mei, 2019
Marketing automation belangrijkste marketingtrend en -uitdaging van 2019

Marketing automation is zowel de belangrijkste marketingtrend als de grootste marketinguitdaging van 2019, zo blijkt uit...

Stefan Nijmeijer
Door Stefan Nijmeijer - 2 mei, 2019