Haal alles uit je klantenservice met CRM

Maarten de Wit
Door Maarten de Wit op 05-08-19

klantenservice_crm

Differentieer jouw organisatie met een vergaande klantenservice die klanten de best mogelijke klantenervaring geeft. Om dit te bereiken moet je goed kijken naar de mogelijkheden op de support- en klantenserviceafdeling. Met behulp van CRM is het gemakkelijk om problemen te volgen, managen en op te lossen. In dit artikel vertel ik je meer over hoe je alles uit je klantenservice kan halen met behulp van een CRM-systeem.

CRM biedt vele voordelen voor een organisatie, zoals de continue toegang tot real-time gegevens en effectievere marketingactiviteiten.  Het grootste voordeel van CRM is het betere inzicht in je (potentiële) klanten, deze informatie helpt je vervolgens voor het bieden van een optimale klantenservice!

Los problemen sneller op

Voor een optimale klantenservice zijn de volgende functies goede hulpmiddelen:

  • Casemanagement

Door middel van notificaties manage je een support ticket zonder problemen. Met CRM is het mogelijk om een systeem te creëren die de cases rangschikt op urgentie en ernst. 

  • Volg alle interacties

Bewaar alle contacten, notities en belangrijke documenten op één plek, zodat je alle benodigde informatie met één druk op de knop kan vinden. Voer snel zoekopdrachten uit op basis van bedrijf of referentienummer terwijl je aan de telefoon bent.

  • CRM als kennisdatabank

Los vraagstukken sneller op met directe toegang tot records van voorgaande vraagstukken die zijn afgehandeld door collega’s. Vraag snel en moeiteloos essentiële informatie op die je kan gebruiken bij het oplossen van het probleem, zoals notities, formulieren, handleidingen en veel gestelde vragen.

  • Alle benodigde informatie op één scherm

Richt het werkveld in met enkel de cijfers en informatie die jij nodig hebt. Door deze personalisatie werk je sneller en efficiënter en los je eenvoudiger een probleem op.

Handboek CRM selectie

Verhoog de productiviteit van je supportafdeling

Met een verhoogde productiviteit kunnen er meer klanten geholpen worden. Dankzij de volgende functies is dit mogelijk:

  • Standaardisatie

Met templates en sjablonen werk je efficiënter en bespaar je tijd. Creëer een aanpasbaar activiteitenplan met afspraken en herinneringen en pas het vervolgens toe bij gebruikers.

  • E-mailintegratie

Door het tracken van contacten en e-mailcommunicatie is het ook mogelijk om efficiënter te werken. Met behulp van CRM kan dit allemaal binnen één applicatie dankzij integraties met bijvoorbeeld Outlook en Gmail.

  • Mobiel CRM

Tegenwoordig heeft (bijna) iedereen een smartphone ter beschikking waarmee je te allen tijde bereikbaar ben. Met mobiel CRM manage je je agenda, boek je vergaderingen en heb je alle benodigde data bij de hand wat helpt met het snel en kundig verlenen van klantenservice.

  • Dashboards

Met behulp van een CRM-dashboard heb je snel toegang tot essentiële informatie waardoor je snel en effectief klanten kan helpen. Een dashboard kan je invullen naar wens met openstaande service tickets en andere output naar wens die jouw organisatie helpen om de best mogelijke service te  verlenen.

Vergroot klantbehoud

Optimaliseer de klantervaring met behulp van de volgende CRM-functies:

  • E-mailmarketing

Binnen een CRM is het vaak mogelijk om e-mailcampagnes te organiseren zonder het systeem te verlaten. Zoek een contact of contactlijst, personaliseer het bericht en bereik een hoge(re) open- en klikratio.

  • Taakbeheer

Verbeter productiviteit en het reactievermogen van het serviceteam met dynamische taakbeheertools. Filter takenlijsten op prioriteit en urgentie om te zien wat opgevolgd dient te worden. Daarnaast is het mogelijk om taken met een lage prioriteit naar een andere dag te verplaatsen, om zo de werklast in evenwicht te houden.

  • E-mailtemplates

Verhoog de professionaliteit van je communicatie en bespaar tijd met e-mailtemplates voor eenvoudige aankondigingen of campagnes.

Verschillende CRM-systemen

Om maximaal te profiteren van een CRM-systeem is het belangrijk om een systeem te vinden die bij jouw organisatie past. Om je te helpen hebben we een verzameling gemaakt van nuttige artikelen die je kunnen helpen bij de zoektocht naar een geschikt CRM-systeem:

Meer informatie over het ideale selectieproces van een CRM-systeem én handige tips & tricks vind je in ons handboek CRM-Selectie:

Handboek CRM selectie

 

Maarten de Wit
Geschreven door Maarten de Wit
Maarten is CRM-adviseur bij Systony. Hij staat altijd klaar om organisaties te helpen bij het vinden van een passende CRM-oplossing en ervoor te zorgen dat ieder CRM-project een succes wordt.