De gratis functies en beperkingen van HubSpot CRM

HubSpot CRM is gratis CRM-software, ideaal voor start-ups, kleine -en middelgrote bedrijven. Grotere bedrijven lopen sneller tegen de beperkingen van HubSpot CRM aan. Echter zijn deze beperkingen te verhelpen met betaalde uitbreidingen van het systeem. Wat zijn de gratis functies en de beperkingen van HubSpot CRM? In dit blog zet ik deze op een rij.

Effectief gebruik van gegevens

In iedere organisatie is er een grote stroom aan gegevens. De manier waarop deze worden bewaard, verwerkt en gebruikt verschillen vaak heel erg. Sterker nog: veel beschikbare gegevens worden niet gebruikt. Met een CRM-systeem maak je alle gegevens overzichtelijk beschikbaar en kan je ook meer informatie gebruiken.

HubSpot CRM stelt je in staat om gegevens te verzamelen en op overzichtelijke wijze te presenteren. Het gaat niet alleen om NAW-gegevens, maar ook bijvoorbeeld om campagnefeedback, klantgesprekken, leadprofielen en andere belangrijke klantgegevens. Het is mogelijk om zelf velden aan te maken, zodat je de gegevens die jij nodig hebt ook in kan voeren en kan gebruiken. Met dashboards is het weer mogelijk om globaal overzicht te houden op de gegevensstromen. HubSpot CRM richt zich vooral op efficiëntie in het verkoopproces.

Klik hier voor de gratis HubSpot CRM demovideo

Gebruikersvriendelijkheid

HubSpot CRM is niet de enige gratis CRM-oplossing, maar blinkt wel uit in eenvoud en de talrijke functies. Het systeem kent een hoge gebruikersvriendelijkheid. Het is overzichtelijk en medewerkers kunnen al snel volledig met het systeem werken. Het goed wegwijs zijn in een systeem is erg belangrijk, omdat de CRM-oplossing anders onvoldoende wordt benut. 

Daarnaast biedt HubSpot ook een Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, CMS Hub en Operations Hub. De tools van HubSpot zijn krachtige standalone tools, die samen een onoverwinnelijke combinatie vormen. Zo worden bijvoorbeeld sales qualified leads die je met jouw website genereert direct ingevoerd in het CRM-systeem. Ook kunnen er geheel automatisch taken voor opvolging van de leads worden aangemaakt.

Is HubSpot CRM echt gratis?

Deze vraag is heel simpel te beantwoorden: Ja. HubSpot CRM biedt een compleet CRM-systeem tegen nul kosten. Het kan gezien worden als uitgebreid basissysteem. In veel gevallen zullen kleine en middelgrote bedrijven in HubSpot alle CRM-tools vinden die ze nodig hebben. De uitbreidingen met bijvoorbeeld de Marketing Hub kosten wel geld. Ook met één of meerdere uitbreidingen is het voordeliger dan bijvoorbeeld de aanschaf van een betaald CRM-systeem en marketingautomatisering software. Hier komt ook nog eens bij dat losse systemen niet standaard met elkaar communiceren en data uitwisselen, wat bij HubSpot wel volledig het geval is. 

Het aantal contactpersonen binnen HubSpot CRM is onbeperkt. Echter wanneer je ervoor kiest om de Marketing Hub te gebruiken dan wordt er een limiet gesteld en zodra deze gecombineerd wordt met één of meerdere hubs, dan geldt dit limiet voor alle tools. Het is echter mogelijk om per 1000 contacten het limiet te verhogen tegen een maandelijkse meerprijs.

Heb je de Hubs nodig?

Nee, niet per definitie. HubSpot CRM, Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub zijn krachtige standalone tools. Het is dus niet nodig om meerdere tools te gebruiken. Wel versterken CRM en de verschillende Hubs elkaar. Wil je het maximale uit CRM en je bedrijfsvoering halen, dan is een combinatie zeer aan te raden.

Met de Marketing Hub ben je in staat om een groot deel van het marketingproces te automatiseren. De leadcyclus wordt verbeterd en sales qualified leads worden automatisch ingevoerd in jouw CRM, waar bijvoorbeeld ook direct een verkooptaak kan worden aangemaakt. Tevens worden leads voorzien van uitgebreide informatie. Zo is bijvoorbeeld zichtbaar welke premium content is gedownload, welke pagina’s op jouw website zijn bezocht en op welke datums.

HubSpot is schaalbaar. Je kan eerst aan de slag gaan met HubSpot CRM en dit later uitbreiden met één of meerdere Hubs. Ook is het mogelijk om later het aantal gebruikers uit te breiden, dit is zelfs per Hub mogelijk. Zo kan je bijvoorbeeld werken met 5 Salesgebruikers en 2 Marketinggebruikers.  

Een aantal functies van HubSpot CRM uitgelicht

Alle functies van HubSpot CRM zijn gratis beschikbaar, maar zijn krachtiger en uitgebreider zodra je kiest voor een betaalde licentie. De functies zijn op te delen in zes hoofdonderdelen, welke ook de menuknoppen in HubSpot CRM vormen:

• Dashboards
  In Hubspot CRM kun je eenvoudig rapporten visueel weergeven in een dashboard waarbij je zelf in kan stellen welke informatie je wilt weergeven. Zo is het mogelijk om rapporten met dealvoorspellingen weer te geven, waarin onder andere de dealwaarde per fase, verkoopprestaties, productiviteit, notities en verkoophistorie weergeven worden.
  
  De informatie die je kunt verwerken in de dashboards zijn in principe voldoende om je processen en doelen bloot te leggen. Wens je volledige controle over de mogelijkheden, dan kan je de reporting add-on aanschaffen. Hiermee kan je maximaal 200 rapporten weergeven in je dashboard.
  
  
• Contactpersonen
  In HubSpot CRM kunnen klant- en leadgegevens zo uitbereid worden bijgehouden als je wilt. De gegevens kunnen op honderden velden worden gesorteerd en kunnen gelinkt worden aan een bedrijf. Iedere organisatie kan de gegevens bijhouden die voor hun belangrijk zijn. De velden variëren van verkoopstadium, dealeigenaar, demografie, sociale media, activiteit, e-mailinformatie en analysegeschiedenis. Daarnaast kunnen er ook zelf velden aangemaakt worden. Zo ontstaat een CRM-systeem dat volledig aansluit bij de behoefte van jouw organisatie. 
  
  
• Bedrijven
  Bij bedrijven wordt informatie op eenzelfde manier verwerkt als bij contactpersonen, alleen is hier alle informatie gebundeld per bedrijf. Op het profiel van het bedrijf vind je terug welke contactpersonen er bekend zijn. Alle informatie wordt in een overzichtelijk venster getoond. Hierbij is te denken aan contactinformatie, maar ook activiteiten, e-mails, telefoongesprekken, notities, taken en deals.
  
  Vanuit de vensters is het mogelijk om met één klik een e-mail te versturen vanuit de interface of een telefoongesprek te starten. Telefoongesprekken kunnen gevoerd worden via een eigen telefoon, zoals bijvoorbeeld mobiele telefoon, of via de interface van HubSpot. Via de interface is het tevens mogelijk om telefoongesprekken op te nemen en te archiveren. 
  
  
• Deals
  HubSpot CRM geeft eenvoudig overzicht op de pijplijn, deze wordt visueel weergegeven. Je ziet hierbij direct in welke fase een prospect zich bevindt. De pijplijn is volledig in te stellen met de fases en termen die jouw organisatie gebruikt.
  
  Eén van de handige functies is het berekenen van de sluitingskans. Op basis van ingevoerde informatie wordt de kans op een succesvolle deal berekend. Zo weet je eenvoudig waar de deal staat.
  
  
• Taken
  Bij taken zijn alle taken en bijbehorende informatie te zien. Deze taken kunnen handmatig aangemaakt worden voor jezelf of voor een collega, maar kunnen ook geautomatiseerd worden. Zo kan er automatisch een taak gegenereerd worden indien een lead de status van sales qualified heeft bereikt. Zo zit je bovenop de leadstroom en kan je meer uit je leads halen.
  
  Bij de taken is ook met één klik zichtbaar waar in de verkooppijplijn deze zich bevinden. Hierdoor is er direct aanvullende informatie. Een medewerker is hierdoor in staat om sneller actie te ondernemen.
  
  Taken zijn in te stellen, te automatiseren en te koppelen aan deals, contacten en bedrijven.
  
  
• Verkooptools
  HubSpot beschikt ook over een tal van gratis verkooptools, deze zijn te vinden in de gratis versie van de Sales Hub. Bij de gratis versie van de Sales Hub gaat het echter wel om een beperkt aantal functies.
  
  Onder de gratis functies bevinden zich onder andere het tracken van e-mails en meegestuurde documenten zodat je precies weet wanneer jouw email geopend is. Hetzelfde geldt voor het tracken van uitgestuurde offertes, op deze manier kun je precies op het juiste moment je offerte nabellen.
  
  Verder kun je gebruik maken van tekstfragmenten voor snellere beantwoording van bijvoorbeeld e-mails, e-mailtemplates, documenten, het inplannen van afspraken in de agenda en het instellen van meldingen. Lees in ons blog 'De beste features van HubSpot Sales' meer over de functies van de Hub.

Ga aan de slag met HubSpot CRM

Aan de slag gaan met HubSpot CRM is heel eenvoudig. Vraag bij Systony een gratis account aan, hierbij krijg je gratis advies om een goede start te maken. Ook kunnen wij je helpen bij de implementatie.

Ontdek de gratis functionaliteiten van HubSpot CRM en stel deze in voor jouw organisatie. De functies zijn niet alleen indrukwekkend voor een gratis systeem, maar concurreren zeker ook met veel betaalde systemen. Goedkoop is zeker niet altijd duurkoop. Vraag een gratis account aan en ga aan de slag!

Wil je liever persoonlijk advies? Plan dan een kennismaking in met een van onze consultants.