Excel is niet de CRM-tool die jouw organisatie verder helpt

Martijn Rijnders
Door Martijn Rijnders op 21-11-18

excel op laptop

Als je jouw organisatie wilt laten groeien, dan is Excel niet de tool die je hierbij gaat helpen. Het programma is ideaal voor het opmaken van sheets en dergelijke, maar niet geschikt om je relatiebeheer, sales, service en marketing te managen. Daar is het programma simpelweg niet voor ontworpen. Het goede nieuws is dat er een oplossing is die dit wel kan: CRM-software.

In dit blogartikel vertel ik je waarom je de juiste software moet gebruiken, hoe je beter het verkoopproces kan managen en hoe je beter inzicht verkrijgt in klanten met behulp van CRM-software.

Kansen met gebruik van de juiste software

Bijna een kwart van de MKB-bedrijven heeft geen groeiambities, zo blijkt uit onderzoek van WUA en Teamleader. Slechts 55 procent van de MKB-bedrijven wilt groeien binnen eigen land en 18 procent wilt een internationale groei maken. De bedrijven die wel groei willen realiseren, kunnen deze groei niet maken als zij Excel in blijven zetten voor hun bedrijfsprocessen.

Effectief informatie bijhouden

Uiteraard kun je in Excel een hoop informatie bijhouden, van bedrijfsadministratie tot contacten. Alleen is het niet écht effectief. Alles moet handmatig worden bijgehouden, zoals betaalde facturen en contactmomenten met klanten. Excel kan sheets niet automatisch voorzien van informatie en kan informatie niet geautomatiseerd updaten.

Om jouw organisatie verder te laten groeien, is CRM-software van groot belang. CRM-software is ontworpen om jouw organisatie te ondersteunen en verder te helpen. In dit artikel zullen een aantal voorbeelden de revue passeren.

  • Verschillende soorten leads
    Er zijn veel verschillende soorten leads, zoals bijvoorbeeld: leads die een eBook hebben gedownload op jouw website, betaalde leads of leads die informatie hebben opgevraagd. Een CRM-systeem kan deze leads automatisch invoeren én voorzien van de juiste informatie. Waar in Excel alles handmatig ingevoerd wordt, kan een goed CRM-systeem automatisch bijhouden wanneer een lead iets heeft gedownload of welke pagina’s van jouw website zijn bezocht. Zo heb je altijd een actueel en volledig overzicht.

    Met deze informatie kun je leads segmenteren en ben je beter in staat om het verkoopproces te managen. Jouw CRM-systeem kan automatisch meldingen geven wanneer een lead ‘sales qualified’ is geworden en je dus actie moet ondernemen.

 

  • Dynamische klantinformatie
    Binnen een organisatie wordt er veel informatie over klanten bijgehouden. Alleen gebeurt dat vaak niet in één systeem. Het is waardevol om deze informatie te delen met collega’s. Als een accountmanager op bezoek gaat bij een klant, dan weet hij bijvoorbeeld dat de klantenservice een dag eerder nog heeft geholpen bij een belangrijk probleem. Maar ook kan iemand van de klantenservice snel inzien welk product de klant afneemt of welke verkoopkansen er in de pijplijn zitten, zodat de klant beter geholpen kan worden.

    Met een CRM-systeem kan informatie worden bijgehouden én met een paar klikken gevonden worden door alle medewerkers. Niet alleen kunnen gegevens worden ingevoerd, documenten worden toegevoegd en kan informatie automatisch worden aangevuld, maar een CRM-systeem kan ook onder andere alle contactmomenten met klanten automatisch in een tijdlijn weergeven. Alle telefoongesprekken, e-mailcommunicatie en supporttickets worden hiermee inzichtelijk. Hierdoor heb je altijd inzicht in alle contactmomenten met de klant. Je weet wie je klanten zijn en bent hierdoor in staat hen beter te helpen. 

 

  • Werk aan de hand van feitelijke informatie
    In het verkoopproces moeten veel beslissingen worden genomen. Waag niet een gok, maar neem een beslissing op basis van feitelijke informatie. Een CRM-systeem kan je van deze informatie voorzien. Bijvoorbeeld of een (potentiële) klant jouw e-mail heeft gelezen. Ook het labelen van een lead als ‘sales qualified’ doet een CRM-systeem op basis van data. Het is niet meer gokken wanneer een lead toe is aan opvolging, het CMR-systeem geeft zelf een seintje wanneer dit punt is bereikt.

 

Kies een CRM-systeem die jouw organisatie verder helpt

Wanneer jouw organisatie bij de 73 procent hoort die wél willen groeien, is het tijd om te kijken naar een passend CRM-systeem. Er zijn veel oplossingen op de markt, zo ook een passend systeem voor de eisen, wensen en behoeften van jouw organisatie. Neem de tijd voor de oriëntatie op een passende oplossing, alleen op deze manier vind je een systeem dat jouw organisatie verder helpt.

Maar ook wanneer er geen (grote) groeiambities zijn, kan CRM jouw organisatie ondersteunen. Met CRM kan je bedrijfsprocessen managen en ben je beter in staat om je klanten te bedienen. Hiermee verhoog je het behoud van klanten. 

Download onze CRM Checklist om in kaart te brengen wat jouw organisatie nodig heeft. Vervolgens kan het proces beginnen om te komen tot een passende CRM-oplossing.

Download de CRM checklist



Martijn Rijnders
Geschreven door Martijn Rijnders
Martijn heeft als missie om organisaties te laten zien hoe zij hun bedrijfsresultaat aanzienlijk kunnen verbeteren aan de hand van slimmere marketing en effectief ingericht relatiebeheer. Als oprichter van Systony heeft hij brede kennis van zowel CRM- als marketingautomatisering-software en adviseert hij organisaties hoe deze software het beste geïmplementeerd kan worden.
Wanneer Martijn niet aan het werk is springt hij graag op zijn racefiets of zit hij ergens culinair te genieten.

Gerelateerde artikelen

Vijf belangrijke zaken bij selectie en inrichting van CRM

Veel organisaties beginnen eerst met het bijhouden van gegevens in Excel of Google Spreadsheets, zoals bijvoorbeeld verkoop-,...

Martijn Rijnders
Door Martijn Rijnders - 27 november, 2018
Gratis CRM-software of een betaald, uitgebreider pakket - welke oplossing past bij jouw organisatie?

Als je een CRM-oplossing zoekt voor jouw organisatie zul je ontdekken dat er vele soorten CRM-pakketten op de markt zijn. Er...

Martijn Rijnders
Door Martijn Rijnders - 23 november, 2018