De fases van een IT-project en waar het mis kan gaan

Gertjan van Vugt
Door Gertjan van Vugt op 15-10-18

it-project
Het implementeren van nieuwe software is iets dat de nodige tijd en geld kost. Uiteraard wil je het IT-project laten slagen. Toch is dit, helaas, niet altijd vanzelfsprekend en gaat het nog vaak fout. In dit artikel schets ik de risico’s in de verschillende fases van het project, zodat je kunt voorkomen dat jouw IT-project crasht.

Oriëntatie

In de eerste fase van het IT-project wordt er een projectgroep gevormd. Deze projectgroep maakt uiteindelijk de keuze voor de nieuwe software. Hiervoor brengt de projectgroep in kaart wat de softwareoplossing moet kunnen.

Hier gaat het vaak direct al mis. Vaak denken projectteams teveel vanuit huidige bedrijfsprocessen en wat hun huidige software kan. Er moet echter focus komen op wat je met de software wilt bereiken. Welke (bedrijfs)doelstellingen heb je en hoe gaat de software hierin bijdragen?

Implementatie

Na de keuze voor jouw nieuwe softwareoplossing en het sluiten van de deal begint de eerste fase van de implementatie. Hierin inventariseren medewerkers van de leverancier hoe de werkomgeving eruit moet zien. Hiervoor gaan zij in gesprek met de key-users.

De medewerkers van de leverancier doen hun best om achter alle benodigde informatie te komen, de key-users moeten ervoor zorgen dat alle informatie ook gegeven wordt. Tevens is het belangrijk dat alle key-users op één lijn zitten, om te voorkomen dat het systeem verkeerd wordt ingericht. Wanneer er onvolledige informatie wordt gegeven of de key-users niet op één lijn zitten, kan dit grote gevolgen hebben voor jouw IT-project.

In deze fase wordt begonnen met de implementatie van de software. Hierbij wordt ervoor gezorgd dat het systeem past bij jouw organisatie. De werkomgeving wordt naar wens van de key-users ingericht.

Testfase

Tijdens het testen wordt zichtbaar hoe de omgeving is ingericht en hoe de wensen zijn vertaald. Pas wanneer de key-users in de omgeving aan de slag kunnen gaan, merken zij pas hoe het systeem echt werkt. Dit kan hierdoor flink tegenvallen.

Vaak is dit de fase waarin er spanningen optreden. Je moet voorkomen dat beide partijen tegenover elkaar komen te staan. De key-users hebben hun wensen aangegeven, de leverancier heeft deze uitgevoerd. Maar de wens en werkelijkheid sluiten niet altijd goed op elkaar aan. Blijf in gesprek met elkaar en probeer de punten samen op te lossen. Soms is de gerealiseerde oplossing wel een passende werkwijze en is het een kwestie van wennen.

Een nieuw systeem zal altijd andere werkwijzen met zich meebrengen. Een nieuw systeem hoort jouw organisatie te ondersteunen en te helpen om door te groeien naar een hoger niveau. Een nieuwe manier van werken hoort hier ook bij.

Laat de boel niet escaleren

Laat de spanningen niet escaleren. Ga in gesprek met de leverancier en bespreek welke aanpassingen er gedaan kunnen worden om de gebruikersacceptatie te vergroten. Sta hierbij open voor advies van de leverancier, zij kennen het systeem door en door. Door het doen van bepaalde aanpassingen, kan het namelijk voorkomen dat een systeem minder soepel functioneert of in de toekomst problemen kan krijgen bij updates.

Houd bovenal in gedachten: ‘Hoe kan een systeem mijn organisatie vooruit helpen?’. Hier is de implementatie van een nieuw systeem namelijk op gericht.

Wanneer de ontstane situatie niet naar tevredenheid wordt opgelost, kan dit grote gevolgen hebben voor het succes van jouw IT-project. Niet alleen technisch qua functionaliteiten, maar ook qua motivatie van medewerkers. Onvoldoende functionaliteit en uitstel van de livegang zorgen ervoor dat medewerkers gedemotiveerd raken.

Conclusie

Communicatie is de sleutel tot succes. Communiceer intern wat je met het nieuwe systeem wil en formuleer doelstellingen. Laat je key-users inventariseren welke functionaliteiten het systeem moet hebben. Voor een leverancier is het belangrijk om dit goed in kaart te krijgen. Hoe duidelijker de key-users aangeven wat jouw organisatie wil, hoe beter dit gerealiseerd kan worden.

Blijf ook gedurende het gehele proces met alle betrokken partijen communiceren. Als je ziet dat het fout gaat, ben je al te laat. Dan is het herstellen van fouten nog het enige wat kan, voorkomen van dit soort situaties is beter. Maak het bespreekbaar wanneer je over iets niet helemaal tevreden bent, dit voorkomt dat spanningen oplopen.

Start jouw organisatie met de keuze voor een nieuw CRM-systeem? Download dan de CRM Checklist om alle eisen, behoeften en wensen in kaart te brengen. 
Download de CRM checklist

Gertjan van Vugt
Geschreven door Gertjan van Vugt
Gertjan is een techneut in hart en nieren, geen ICT-uitdaging is hem te groot. Als medeoprichter van Systony en projectleider CRM weet hij werkelijk alles op het gebied van CRM-implementatie en maatwerk softwareontwikkeling. Zo maakt Gertjan ieder softwareproject tot een succes.
In zijn vrije tijd bevaart Gertjan graag de Nederlandse rivieren in zijn bootje of bekijkt hij een blockbuster op het witte doek.

Gerelateerde artikelen

Vijf belangrijke zaken bij selectie en inrichting van CRM

Veel organisaties beginnen eerst met het bijhouden van gegevens in Excel of Google Spreadsheets, zoals bijvoorbeeld verkoop-,...

Martijn Rijnders
Door Martijn Rijnders - 27 november, 2018
Gratis CRM-software of een betaald, uitgebreider pakket - welke oplossing past bij jouw organisatie?

Als je een CRM-oplossing zoekt voor jouw organisatie zul je ontdekken dat er vele soorten CRM-pakketten op de markt zijn. Er...

Martijn Rijnders
Door Martijn Rijnders - 23 november, 2018
Excel is niet de CRM-tool die jouw organisatie verder helpt

Als je jouw organisatie wilt laten groeien, dan is Excel niet de tool die je hierbij gaat helpen. Het programma is ideaal voor...

Martijn Rijnders
Door Martijn Rijnders - 21 november, 2018