CRM voor het onderwijs – een vak apart!

Het aantal nieuwe leerlingen neemt ieder jaar toe bij basisschool De Regenboog. Gelukkig starten na de zomervakantie 3 nieuwe docenten, 2 onderwijsassistenten en ook nog eens 5 stagiaires. Het lerarenteam is daarmee weer op peil. Schooldirectrice Babette is daar enorm blij mee.

Of het nou om een basisschool, middelbare school, MBO, HBO, universiteit of andere onderwijsinstelling gaat. Onderwijsinstellingen hebben met veel verschillende relaties te maken. Veel meer dan alleen de leerlingen en de docenten. Denk bijvoorbeeld aan schoolverlaters, alumni, ouders, leveranciers van schoolmaterialen, stagebedrijven, stagiairs en overheidsinstanties. 

Al deze relaties moeten ze op de een of andere manier beheren. Een CRM-systeem is daar een fantastisch hulpmiddel bij. Alleen.. wat is een geschikt CRM-systeem voor onderwijsinstellingen? In dit blog gaan we daar op in.

Een passend CRM-systeem voor onderwijsinstellingen selecteren

Voor onderwijsinstellingen geldt eigenlijk hetzelfde als voor commerciële organisaties:

• Een CRM-strategie is altijd de basis voor een CRM-keuze. Wil je daar meer over weten? Lees dan ons blog: 'Met een goede CRM-strategie haal je het maximale uit jouw organisatie'
  
  
• Is jouw CRM-strategie in kaart gebracht? Weet je precies wat de CRM-behoeften en CRM-wensen van de onderwijsinstelling zijn? Dan is het tijd om een passende CRM-leverancier uit te zoeken.
  
  
• Op basis van de CRM-strategie implementeer je het gekozen CRM-systeem. En daar komt heel veel verandermanagement bij kijken. Een CRM-systeem is namelijk maar een middel om jouw relatiebeheer goed te organiseren. De gebruikers moeten het succesvol maken!

Natuurlijk zijn er nog allerlei randvoorwaarden waar je op let. Is het nieuwe CRM-systeem bijvoorbeeld gebruiksvriendelijk? Misschien is er maatwerk nodig? Bijvoorbeeld om Outlook en een boekhoudprogramma te koppelen. En hoe makkelijk is het CRM-systeem te onderhouden? Hoe kostbaar is dat? Dit zijn allemaal punten, die je bij je CRM-strategie meeneemt. 

We hebben een handig hulpmiddel ontwikkeld om je CRM-behoeften en CRM-eisen in kaart te brengen. Download onze CRM Checklist als je daarmee aan de slag wilt gaan.

Is het CRM-systeem voor iedereen bruikbaar?

Bij de meeste onderwijsinstellingen werken minimaal 3 à 4 afdelingen met het CRM-systeem. Iedere soort gebruiker heeft eigen behoeften. 

De eindexamencijfers zijn net binnen. Docent Michael voegt de cijfers gelijk aan het CRM-systeem toe. Ondertussen houdt administratiemedewerker Mirna de absenties van de leerlingen bij.

Docent Michael heeft behoefte aan andere informatie dan administratiemedewerker Mirna. Ze werken namelijk met verschillende data. Hetzelfde geldt voor weer andere gebruikers. Zo wil de afdeling marketing meer weten over potentiële studenten. Èn de relatie met alumni onderhouden. Het management is juist geïnteresseerd in overkoepelende cijfers.

De verschillende soorten relaties hebben eigen kenmerken en bijzonderheden. Het is nogal een verschil of je nieuwe leerlingen of stagebedrijven wilt aantrekken. Bij commerciële bedrijven noem je dit buyer persona's. Dat zijn klantprofielen van de ideale klanten. In het onderwijs kun je denken aan een profiel van de ideale leerling. Of van het ideale stagebedrijf.

Zorg er dus voor dat een CRM-systeem iedere afdeling kan ondersteunen. Met de juiste dashboards, rapportagemogelijkheden, taak- en workflowmanagement, indicatoren, signalen, etc. 

Koppeling met externe systemen

Een onderwijsinstelling moet veel organiseren en bijhouden. Het maakt daarom vaak gebruik van diverse softwarepakketten. Denk bijvoorbeeld aan:

• Financieel pakket, zoals Exact of Unit4
• Een ERP-systeem, zoals AFAS
• Stagebank
• Communicatietool, zoals Social Schools
• Studentensysteem, zoals Blackboard
• HR managementtools
• Marketingautomatisering 

Met al deze systemen verwerk je data. Deze data wil je dan ook graag beheersbaar houden. Het liefste op één centrale plek. En dat is ook mogelijk als je de systemen aan je CRM-systeem koppelt. Je CRM-systeem synchroniseert de data (automatisch) als je dat wilt. Zo houd je de data volledig en centraal toegankelijk.

Belangrijke CRM-functionaliteiten voor leerlingen en studenten

De meeste CRM-softwarepakketten richten zich voornamelijk op verkoop. Voor onderwijsinstellingen is dat niet zo van belang. Althans... andere dingen zijn daar veel belangrijker. Zoals een systeem, dat de kwaliteit ondersteunt (goed voor de algehele beoordeling van de onderwijsinstelling). En het leveren van service aan de leerlingen. Vaak kom je dan op maatwerk uit. Of een CRM-oplossing, die specifiek voor het onderwijs ontwikkeld is.

Studenten en leerlingen beschikken over veel kenmerken. Deze data wil je in een CRM-systeem opnemen. Ik noem een aantal kenmerken:

• De gegevens van de inschrijving, zoals NAW-gegevens, geboortedatum, e-mailadres, basisschool en gegevens van contactpersonen (ouders, tandarts, huisarts).
• Onderwijsniveau, klassen, vakken, docenten en ander onderwijspersoneel. Bijvoorbeeld voor Remedial Teaching (RT).
• Absenties.
• Behaalde resultaten, cijfers, scores en beoordelingen.
• Betalingen, bijvoorbeeld van een eigen bijdrage voor de school en/of excursies.
• Spullen van de school, die een leerling in bruikleen heeft. Bibliotheekboeken bijvoorbeeld.
• Gegevens van een stagebedrijf of uitwisselingstraject.
• Speciale verzoeken of problemen.
• Statusverandering (schoolverlaten, afstuderen, etc.).

Er zijn veel verschillende afdelingen betrokken bij deze gegevens. Zo houdt Mirna van de administratie de absenties bij. De docenten zijn juist verantwoordelijk voor de resultaten en scores. Ga zo maar door. Niet alle data is voor alle betrokken gebruikers relevant. Docent Michael hoeft bijvoorbeeld niet te weten of de eigen bijdrage al betaald is.

Maar voor het management is een rapportage met complete data wel superhandig. Scoren de leerlingen uit een bepaalde wijk beter? Hoeveel kinderen waren er het afgelopen jaar absent? Is er een verband? Bijvoorbeeld met het onderwijsniveau of met een docent? En hoe zit het met de betaling van de eigen bijdrage? Hoe zijn deze cijfers over meerdere schooljaren? Met een compleet overzicht kan het management betere conclusies trekken! 

De beste CRM keuze voor onderwijsinstellingen

Een goed (maatwerk) CRM-systeem is dus echt wel handig voor een onderwijsinstelling. Tenminste als het is afgestemd op de specifieke CRM-behoeften.

Er zijn maar weinig standaard betaalbare CRM-oplossingen, die aan de uitgebreide wensenpakketten van onderwijsinstellingen voldoen. Want geen andere branche kent zoveel verschillende typen gebruikers en relaties als het onderwijs.

Breng daarom echt goed in kaart welke functionaliteiten noodzakelijk zijn. Zoek dan een CRM-oplossing, die daar het beste bij aansluit. Het gebruik van onze CRM-Checklist kan hierbij waardevol zijn.

Heb je daarnaast behoefte aan advies? Dan adviseren we je graag!