De basis van Maximizer CRM: Tips voor het aanmaken van records in het adressenboek

Dagelijks gebruik ik Maximizer CRM om de gegevens van onze relaties up-to-date te houden. De laatste tijd heb ik het gevoel dat ik me misschien meer op de fundamentele kenmerken van Maximizer zou moeten richten in mijn blogartikelen. U weet wel, het soort eenvoudige taken die u elke dag elke keer tegen komt. En wat is dan een betere plek dan het adressenboek om daar mee te beginnen?

Het adressenboek

Het adressenboek is de centrale plek binnen Maximizer. Het is waarschijnlijk de meest gebruikte module binnen de applicatie. De kans is groot, als je een Maximizer gebruiker bent, dat dit het scherm is waar je de meeste tijd doorbrengt.

Het Maximizer adressenboek is niets meer en niets minder dan: een adressenboek. Het is in wezen een virtuele contactenlijst waarin u informatie over uw klanten, partners, concurrenten en andere contacten op kunt slaan. Elk van uw zakelijke contacten is vertegenwoordigd in uw adressenboek als een apart record. En alle andere entiteiten in Maximizer zijn op hun beurt gekoppeld aan de relaties in uw adressenboek. De entiteiten zijn uw afspraken, taken, notities, documenten, verkoopkansen, klantenservice tickets en marketingcampagnes.

De 3 verschillende type records in het adressenboek

Om u te helpen de contacten in uw adressenboek te organiseren, kunt u in Maximizer drie verschillende soorten relaties maken: bedrijven , individuen  en contactpersonen . Over het algemeen worden records in het adressenboek als bedrijf opgevoerd. Elk bedrijf in Maximizer kan een of meer contactpersonen hebben die het bedrijf vertegenwoordigen. Het relatietype individu kan worden gebruikt om mensen of andere contacten die niet noodzakelijkerwijs zijn verbonden met een bepaald bedrijf of organisatie, op te voeren. Denk aan bijvoorbeeld een ZZP'er of een prospect waar u nog weinig van weet.

Er zijn geen harde regels voor wanneer u het type bedrijf, individu of contactpersoon dient te gebruiken; gewoon kiezen welk type het meest zinvol voor u lijkt. En houdt er rekening mee dat uw keuze niet in steen gebeiteld staat. Als u een tijdje Maximizer gebruikt, kunt u er achter komen dat een relatie beter past bij een ander type. Geen probleem! Het type relatie kan altijd worden omgezet naar een andere type.

Versnel het invoeren van een relatie

Het creëren van nieuwe adressenboekrelaties is een activiteit die regelmatig terugkomt. Maximizer maakt het u makkelijker en daardoor ook sneller om een relatie op te voeren door gebruik te maken van een standaard record. Als u merkt dat u, bij het invoeren van een nieuwe contactpersoon, in een veld elke keer hetzelfde invult, kunt u de invulling standaard maken door het instellen van een standaard record.
Als u een standaard record gebruikt, kan dat een grote tijdsbesparing opleveren. Vooral als er veel van de door de gebruiker gedefinieerde velden in uw adressenboek moeten worden ingevoerd. Het kan ook helpen bij het voorkomen dat u een minder vaak gebruikt veld vergeet in te vullen.

Het is eenvoudig een standaard record op te zetten. Wanneer u op de optie Standaard record klikt in het menu Bewerken, wordt het dialoogvenster standaard record (Default Entry) geopend. U kunt hier de standaardwaarden invullen die u wilt gebruiken bij het maken van nieuwe relaties. Voor elk veld in Maximizer is dit mogelijk. Dan heb ik het over de basisvelden zoals bijvoorbeeld de adressen-, telefoon-, email- en website velden, maar ook de voor vrij te definiëren velden (User Defined Fields).
Heeft u een standaard record (Default Entry) aangemaakt? Elke keer als u een nieuw record aanmaakt, zullen al die velden automatisch ingevuld worden voor u. Dat bespaart u tijd en u vergeet de velden niet in te vullen.

Lijsten van key-velden

Er is nog een belangrijke optie om de snelheid van het proces van het toevoegen en bewerken van adressenboek records te versnellen. Als u wat tijd besteed aan het opstellen van uw key-veld lijsten zal dat ook tijd opleveren. U bepaalt zelf wat uw key-velden zijn. Een handige vraag die u daarbij kunt stellen is: Welke informatie wil ik als eerste zien en wijzigen als ik een relatie selecteer?

Zodra u de velden hebt geselecteerd die u gelijk zou willen zien, kunt u deze vinden onder het tabblad details. U hoeft nooit meer heen en weer te schakelen tussen de verschillende tabbladen.

Het opzetten van uw key-veld lijsten was iets dat alleen een Maximizer beheerder (Administrator) kon doen. Maar vanaf Maximizer CRM 12 ‘Zomer 2013’ kan elke Maximizer gebruiker zijn eigen key-veld lijsten maken en aanpassen.