10 Tips voor succesvolle management rapportages en dashboards

Een van de belangrijkste tools binnen een CRM-systeem is een goed dashboard met je belangrijkste management rapportages. Wat heeft jouw marketingcampagne bijvoorbeeld opgeleverd? Hoeveel nieuwe klanten zijn erbij gekomen? Hoeveel extra omzet heb je gegenereerd? Wat zit er in de sales pijplijn? En wat zijn jouw succesvolste verkoopkanalen?

In een goed CRM-systeem stroomlijn je jouw data met management rapportages. Je brengt de resultaten samen op een overzichtelijk dashboard. Je combineert hierop alle belangrijke en relevante data om de juiste inzichten te krijgen. En dát is de basis voor jouw strategische beslissingen!

In dit artikel geef ik je 10 tips hoe je succesvolle management rapportages maakt:

Dashboards met succesvolle management rapportages en duidelijke KPI's.
10 Tips voor het maken van succesvolle management rapportages en dashboards.
Meer weten over management rapportages?

Dashboards met succesvolle management rapportages en duidelijke KPI's 

Een dashboard is een overzicht met jouw belangrijkste management rapportages. In jouw management rapportages heb je jouw organisatiedoelen en KPI's verwerkt. Op je dashboard visualiseer je deze organisatiedoelen en KPI's. Bijvoorbeeld met behulp van tabellen en statistieken. Zo krijg je makkelijk en snel een goed beeld van de situatie.

De basis van jouw management rapportages is data, die je in jouw CRM-systeem bewaart. Maar al deze informatie komt natuurlijk niet zomaar op jouw dashboards te staan. Je bepaalt zelf eerst welke informatie je erop wilt hebben.

Steeds meer mensen laten zich coachen door een diëtist. Sabine is er blij mee. Dankzij goede aanbevelingen op Internet neemt het aantal (toekomstige) klanten op haar website toe. Ze heeft er hard voor gewerkt.

Op het dashboard van haar CRM-systeem monitort ze:

• Het aantal websitebezoekers.
• Het aantal leads.
• Hoeveel websitebezoekers converteren naar leads.
• Hoeveel leads uiteindelijk klanten worden.
• Hoeveel websitebezoekers en leads ze nodig heeft om genoeg klanten te krijgen.
• Welke online advertenties het meeste websitebezoekers opleveren.
• Welke online kanalen de meeste klanten opleveren.

Deze informatie helpt Sabine op de juiste dingen te focussen. Zo adverteert ze eigenlijk alleen nog maar op Facebook. Die ads werken beter dan die in de zoekmachines.

In dit voorbeeld laat Sabine duidelijke KPI's terugkomen op haar dashboard. Deze KPI's hangen samen met haar organisatiedoelstelling. Ze wil het aantal nieuwe klanten namelijk uitbreiden van 12 naar 18 per maand. De KPI's die Sabine monitort zijn losse management rapportages. Deze heeft ze op haar dashboard gebundeld en gevisualiseerd.

Vaak is het mogelijk om doelen in te stellen op een dashboard. Het doel is bijvoorbeeld om maandelijks 3.000 websitebezoekers te werven. De grafiek eronder laat zien of je dat doel gaat behalen. Wij werken bijvoorbeeld met de CRM-software van HubSpot. Je hebt hierbij uitgebreide dashboard mogelijkheden. Doelen instellen kan vanaf een professional licentie. 

👉 TIP: Meer uitleg nodig over het verschil tussen dashboards en rapportages? Lees dan mijn blog: Wat kun je met een goed KPI management dashboard?

10 Tips voor het maken van succesvolle management rapportages en dashboards

Een online dashboard is dus eigenlijk opgebouwd uit een aantal samengevatte management rapportages. Op samenvattende tegeltjes staat informatie over je belangrijkste KPI's. Deze KPI's heb je geformuleerd om jouw organisatiedoelstellingen te kunnen monitoren. Hierdoor heb je een perfecte basis voor jouw strategische beslissingen!

Maar hoe ziet een succesvol dashboard er eigenlijk uit? Waar moet je allemaal rekening mee houden? Hoe haal je er alles uit? Hieronder geef ik je 10 tips:

TIP 1: Wie gebruikt het dashboard?

Niet alle CRM-gebruikers hebben dezelfde informatie nodig. Maak daarom verschillende dashboards aan. Zet daar alleen relevante informatie op voor degenen, die het gebruiken. Het is ook mogelijk om bepaalde dashboards af te schermen met rechten. Dan zijn deze dashboards alleen beschikbaar voor een beperkt aantal gebruikers. Bij HubSpot kan dit met een Professional licentie of hoger.

👉 EXTRA TIP: In HubSpot bouw je vrij eenvoudig je eigen dashboards. Je bent dus niet afhankelijk van een andere partij. Supermakkelijk voor als je meerdere dashboards naast elkaar wilt gebruiken!

TIP 2: Bepaal de belangrijkste KPI's per dashboard

Welke informatie hebben de gebruikers van het dashboard precies nodig? Een marketeer heeft heel andere dashboard behoeften dan een verkoper. 

Een specifieke afdeling kan ook behoefte aan meerdere dashboards hebben. Stel dat een bedrijf een speciale actie lanceert. De marketingafdeling maakt dan bijvoorbeeld een speciaal (tijdelijk) dashboard voor die actie aan. Dit kan ook een afdeling overkoepelend dashboard zijn. Dan staan er bijvoorbeeld cijfers van sales, marketing en service op. 

Pipo Systems heeft een geweldige actie gelanceerd. Levert de actie op wat iedereen hoopt? Hoeveel extra nieuwe klanten komen erbij? Wat is de extra omzet dankzij de actie? En hoeveel extra vragen komen er bij de klantenservice binnen. Lara heeft deze KPI's op een speciaal actiedashboard verwerkt.

Zorg daarom voor de juiste informatie op jouw dashboards. Afgestemd op het doel en gebaseerd op de belangrijkste KPI's en doelstellingen.

👉 EXTRA TIP: Wat zijn populaire KPI's? Ontdek ze in mijn blog: Waarom gebruik je KPI's op de dashboards van je CRM-systeem?

TIP 3: Houd je dashboards beknopt

Een manager wil in een één oogopslag kunnen zien wat er aan de hand is. Wat zijn de belangrijkste pijnpunten? Hoe staan de zaken ervoor? Behaalt de organisatie de targets? Hoe beknopter jouw dashboard is hoe duidelijker!

Uitgebreide dashboards bevatten vaak veel te veel informatie. Daardoor zijn ze onoverzichtelijk en lastig te interpreteren. Weinig is meer!

TIP 4: Vermeld alleen relevante data

Bepaal welke informatie er precies op jouw dashboards moet staan. Te veel en onnodige informatie maakt jouw dashboards onoverzichtelijk. CRM-gebruikers laten ze dan misschien zelfs links liggen. En dat terwijl goede dashboards superwaardevol zijn. Dat wil je dus zeker voorkomen!

Denk hierbij ook aan tip 3: houd je dashboards beknopt en relevant! Laat je niet verleiden om ook minder relevante informatie toe te voegen.

TIP 5: Zorg voor een overzichtelijke lay-out

Hoe duidelijker het design is hoe blijer dashboard gebruikers ervan worden. Zorg daarom voor een overzichtelijk en gebruiksvriendelijke lay-out. Bijvoorbeeld met rapportagetegeltjes en kleuren.

Natuurlijk kun je de kleuren van je huisstijl gebruiken. Maar het is ook mogelijk om met kleuren nuances aan te brengen. Geef bijvoorbeeld met rood aan, dat je achterligt op de omzettarget. En met groen dat jouw omzet er goed voorstaat. Daarnaast is het belangrijk om overal dezelfde opmaak te gebruiken.

👉 EXTRA TIP: Hoe lees je een dashboard? Ik lees van links naar rechts. En van boven naar beneden. Jij ook? De meeste mensen doen dat namelijk. Welke informatie valt dus het meeste op? De data in de linkerbovenhoek van jouw dashboard. Dat is daarom de beste plek voor jouw belangrijkste dashboard informatie!

TIP 6: Zorg dat iedereen jouw dashboards makkelijk begrijpt

Eigenlijk is deze tip verwant aan mijn 3 vorige tips. Dashboards zijn namelijk makkelijker te begrijpen met een overzichtelijke lay-out. En met beknopte relevante data trek je makkelijker conclusies.

Maar stel nou dat jouw collega ineens ziek wordt:

Stil is ze ervan. Zojuist kreeg marketingmanager Tessa een telefoontje van Caroline. Haar collega heeft gewoon een burn-out. Tessa bedenkt wat ze nu allemaal moet doen. De komende tijd zal zij de taken van verkoopmanager Caroline zoveel mogelijk op moeten vangen. Hoe staat het eigenlijk met de verkoopdoelstellingen? Wat zit er allemaal nog in de sales pijplijn? Wat zijn de targets van de verkopers? Gelukkig vindt ze alle relevante info op het verkoop dashboard van Caroline.

Een dashboard moet daarom voor iedereen begrijpelijk zijn. Voor Tessa is het belangrijk, dat zij het dashboard van Caroline gelijk snapt.

Hoe maak je jouw dashboards zo duidelijk en helder mogelijk? Voeg titels aan jouw rapporttegeltjes toe. Zo snappen anderen eerder wat de cijfers betekenen. Plaats een toelichting of legenda als dat jouw grafiek duidelijker maakt. Een algemene dashboard beschrijving toevoegen is ook slim. En overbodige informatie laat je natuurlijk weg!

👉 EXTRA TIP: Vraag eens aan een collega of alle informatie op jouw dashboard duidelijk is.

TIP 7: Vergelijk jouw data

Hoe beoordeel je of iets goed gaat of juist niet? Het is daarvoor handig om data met elkaar te vergelijken.

In juni heeft Hippieboo 56 nieuwe klanten aangetrokken. Terwijl er in mei 87 nieuwe klanten bij kwamen. De resultaten van juni vallen erg tegen. Maar misschien komt dat doordat de zomer eraan komt. Juni was een erg warme maand. Supardi is benieuwd naar de cijfers van de afgelopen jaren. Met een filter past hij de periode eenvoudig aan op het dashboard.

Dankzij de vergelijkende informatie is het makkelijker om de rapportagecijfers te beoordelen. En zo kun je natuurlijk nog veel meer data vergelijken. Wat denk je bijvoorbeeld van het vergelijken van websitebezoekers, leads, kosten, targets en omzetten?

TIP 8: Zoom in op de informatie

Een goed en succesvol dashboard is doorklikbaar. Dit betekent dat je op de informatie van de management rapportages kunt inzoomen. Ik leg het je uit aan de hand van een voorbeeld:

Evi bekijkt het sales dashboard. In een grafiek ziet ze het aantal gewonnen deals per verkoper staan. Ze klikt erop. Nu verschijnt er een lijstje met alle gewonnen deals. Daarachter staan de namen van de verkopers. Ook ziet ze gelijk hoe groot de deals zijn. Een deal van € 50.000,- is natuurlijk belangrijker dan een deal van € 5.000,- .

Over de 5 allergrootste deals wil Evi wel wat meer informatie. Ze klikt verder. Gelijk komt ze in een klantenrecord terecht. Daarin staan alle gegevens van de klant èn van de deal.

Met doorklikbare dashboards zoom je dus perfect in op data van jouw dashboards.

TIP 9: Evalueer en pas aan

Een dashboard maken is eigenlijk een klein projectje. Ieder project evalueer je. Het is ook verstandig om dat bij de management rapportages op jouw dashboard te doen.

Bevat het dashboard precies alle informatie, die je nodig hebt? Is het dashboard overzichtelijk en begrijpelijk? Mist er input en kan je deze data toevoegen? Staat er nutteloze informatie op? Kun je jouw strategische beslissingen erop baseren?

TIP 10: Gebruik gebruiksvriendelijke management rapportage en dashboard software

Dit is misschien nog wel de belangrijkste tip van allemaal. Zorg dat je gebruiksvriendelijke software gebruikt!

De dashboards van HubSpot CRM zijn bijvoorbeeld dynamisch. Daardoor pas je ze supergemakkelijk zelf aan. Trek met je muis aan een hoekje van je grafiek. Zo maak je het eenvoudig groter en kleiner. Pas de filters op je dashboard aan. En verplaats je tegeltjes via een handige drag & drop button (slepen en neerzetten). Je dashboards zet je in een handomdraai in elkaar!

Je hebt echt geen externe partij nodig voor goede management rapportages en dashboards. Gebruiksvriendelijke software voor management rapportages en dashboards bespaart je veel kosten, stress en tijd!

Meer weten over management rapportages en dashboards?

Ben je benieuwd naar meer tips & tricks? Lees dan ook onze andere blogs over management rapportages en dashboards:

➣ Gebruik dashboards binnen CRM om data inzichtelijk te maken.
➣ Zo werkt HubSpot Sales reporting.
➣ Hoe bepaal je SMART-doelen voor je Inbound Marketing campagne?
➣ KPI voorbeelden voor verkoopteams.
➣ 8 tips voor het maken van een CRM-dashboard.
➣ Wat zijn standaard en custom rapportages in HubSpot?